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Diagrama de Afinidad

Diagrama de Afinidad o metodo KJ para organizar ideas y resolver problemas

¿conoces el Diagrama de Afinidad o metodo KJ? ¿quieres conocer una técnica para plantear problemas complejos o desorganizados? ¿sabes cómo tratar las ideas generadas en un brainstorming o lluvia de ideas?

El Diagrama de Afinidad es una de las herramientas básicas que se usan en la industria entorno a la calidad, y como suele ser habitual en estos casos es de origen japonés.

También se conoce como método KJ por las siglas de su creador, el antropólogo japonés Kawakita Jiro en la década de 1960.

Normalmente es usado por responsables de calidad y coordinadores o directores de proyectos para organizar ideas y solventar problemas formando un equipo de trabajo, pero puede usarse en cualquier contexto o situación por cualquier profesional del conocimiento.

¡te animo a conocerlo y aplicarlo en tu trabajo!

En resumen, los diagramas de afinidad son un buen método para organizar la información, como por ejemplo la generada en un brainstorming o lluvia de ideas, y por tanto se suele asociar con la resolución de problemas, ya que ayuda a tratar y organizar la información al categorizarla y así llegar a conclusiones, soluciones y consensos.

Del mismo modo podríamos asociarlos a la innovación, ya que si son especialmente útiles para organizar ideas de un brainstorming, esto es en sí mismo un proceso de innovación y mejora. El uso del Diagrama de Afinidad es por tanto un proceso creativo, ya que es ideal para dar continuidad a un proceso grupal de generación de nuevas ideas.

Si te interesa saber más sobre este método continúa leyendo, pero antes, recordarte que tienes un curso gratuito sobre pensamiento visual, cuyas ideas base te ayudarán enormemente en la aplicación del Diagrama de Afinidad y otros muchos métodos similares usados para la innovación y resolución de problemas.

¡Ok, me apunto!


¿Qué es un Diagrama de Afinidad?

Un Diagrama de Afinidad es como su nombre indica un determinado tipo de diagrama, y sólo por ser un diagrama ya estamos diciendo que se trata de una representación gráfica de las relaciones que tienen los elementos o las partes que lo forman…
…y concretamente por se de afinidad, significa que el mismo se elabora organizando la información en base a la afinidad que tienen unos datos con otros entre sí.

También podríamos definirlo de modo más práctico, como una forma de organizar en un panel o en la pared, toda la información reunida en una sesión de brainstorming llena de papelitos con ideas. 😉

Realizar un Diagrama de Afinidad es una buena idea cuando quieres aglutinar y ordenar hechos, opiniones e ideas sobre temas que se encuentran en un estado de desorganización, y por tanto son parte de un problema a resolver o clarificar.

Lo destacable del mismo, es que ayuda a agrupar aquellas ideas que ya están relacionadas de forma natural.

Su realización forma parte del método KJ, como un proceso creativo que facilita el consenso de un grupo, lejos de la discusión, gracias a la clasificación que se hace de todas las ideas presentadas.


¿Cuándo es especialmente útil usar el método KJ?

En general siempre que se te presente alguna de estas situaciones:

  • Tras un proceso de brainstorming
  • Cuando se quiere resolver un problema complejo o difícil de entender
  • Existe una gran número de ideas y además parecen desorganizadas
  • Se pretende sintetizar y encontrar puntos claves de un tema
  • Hay que resolver un problema en equipo

Sería por tanto útil en cualquier reunión que se presenten esto, pero no por ello tiene que ser un grupo de muchas personas, ya que considero que se puede aplicar también en el contexto de una asesoría uno a uno, entre un profesional y su cliente… o incluso para aclarar tus propias ideas a nivel individual y privado.

Donde NO sería útil un Diagrama de Afinidad es cuando la información a tratar es poca, y analizar las ideas por separado es suficiente.


¿Cómo empezar a realizar un Diagrama de Afinidad?

En primer lugar no será lo mismo si lo vas a elaborar tu sólo, con otra persona o en equipo, aunque en grupo (4-12 personas) será donde se obtendrán los mejores resultados sin lugar a dudas.

Si como suele ser habitual se procederá en equipo, lo primero sería determinar un líder o facilitador, que diriga el proceso… y que sería bueno que se preocupara de potenciar el pensamiento visual en todo momento, ya que es un proceso en sí mismo muy visual. 😉

Es importante que alguien se ocupe de dirigir al grupo y mantener el foco de atención en el problema a resolver.

Lo siguiente es disponer de un lugar con espacio suficiente para colocar ideas en una pared o gran mesa, y como te podrás imaginar… será también necesario repartir cartulinas o post-it donde anotar las ideas.

Una vez en situación y de modo similar al Design Thinking, el punto de partida es definir bien el problema u objetivo a resolver con el Diagrama de Afinidad.

El siguiente punto es en sí mismo realizar el brainstorming o lluvia de ideas, anotando de modo individual cada integrante del equipo sus propias ideas… y si es de modo visual mucho mejor para luego analizarlas mejor.

Una ayuda para generar ideas es lanzar preguntas como por ejemplo las que se realizan con el método SCAMPER, el cual es una metodología que ayuda a formular variedad de preguntas.

Claro está que si ya se partía de un cúmulo de datos que se quieren organizar con el Diagrama de Afinidad, esta fase no es necesaria, y lo que habría que hacer es “materializar” la información transfiriendo todos los datos a notas o post-it.

Lo ideal es que cada dato a procesar se traduzca en una frase o palabra clave, y se deje anotado en un único post-it e incluso recomiendo acompañarla de un dibujo que lo haga más visual. 😉


Cuando ya se tienen las ideas visualizadas en post-it o pequeñas cartulinas

La clave radica en organizar los post-it en grupos similares, por lo que cuanto más visuales sean estos más fácil será esta labor.

Según se procede a organizarlos se colocan sobre una pared, mural, pizarra o incluso una mesa de gran tamaño de tal modo que quepan todos desplegados de modo visible.

Conforme se colocan es bueno que el autor de cada idea explique su significado en voz alta, y a la vez se vayan eliminando ideas repetidas, o incluso se originen y plasmen otras nuevas.

Una buena idea para organizar esto, es que se mezclen todas las ideas y se vayan exponiendo de modo aleatorio.

Durante el transcurso hay que ir buscando puntos de afinidad, lo cual dependerá totalmente de las ideas y temática.

Lo mejor es buscar dos elementos que se relacionan y comenzar a formar una columna con ellos. Tras esto, hay que buscar más elementos que se relacionen con los anteriores ya situados, y si no se encuentran más, se comienza a formar otra columna.

Pueden asociarse por probabilidad de que ocurran, urgencia, temáticas, capacidad de resolución, costes, conocimiento,… en fin, dependerá de la situación y aquí es donde se encuentra la mayor dificultad del proceso.

Si hay discrepancias a la hora de donde colocar una idea, lo mejor es duplicará dicha idea y colocarla a priori en los dos grupos considerados.


Cuando ya se empieza a dar forma al diagrama

Una vez se empiezan a agrupar las ideas es bueno colocar un título a cada grupo para continuar con el proceso revisando varias veces todo para reconsiderar las agrupaciones.

Para lo que no tenga cabida en ningún grupo… siempre puedes crear el grupo “otros” 😉

Hay que ir hablando sobre el diagrama que se está creando, viendo la relación de los grupos y sus elementos correspondientes, y recordando nuevamente el problema a resolver que se había planteado inicialmente.

Es clave que el equipo estudie y valore las posibles relaciones, vinculaciones o contradicciones que puedan encontrar entre sus elementos, por lo que aquí radica la importancia de que las ideas planteadas sean lo más visuales posibles para facilitar esta tarea.

También puedes representar las relaciones por medio de flechas, así como valorar la mayor o menor importancia de cada idea, y de cada grupo de ideas, consiguiendo en conjunto jerarquizar la información.

A la hora de volver a discutir el orden creado, es importante la moderación del facilitador, para llevar a cabo nuevos cambios o replanteamientos a decisión del grupo, eliminando ideas o cambiándolas de grupo.


Diagrama terminado

Gracias a todo esto, se tiene una mejor visión del problema planteado, y/o del cúmulo de datos que teníamos inicialmente, y con ello ahora es más fácil tomar decisiones… pero eso ya queda fuera de este diagrama.

El siguiente paso para ayudar a tomar decisiones, sería elegir uno de los grupos creados y pasar a analizarlo:

  • Por ejemplo se podría hacer con el diagrama de Ishikawa o también llamado diagrama de espina de pescado, diagrama de causa-efecto, diagrama de Grandal o diagrama causal.
  • Si existe confusión en torno a las causas y consecuencias (los elementos) y su priorización, podrías pasar a usar la matriz de Vester. Esta matriz es buena para priorizar los problemas identificados en análisis previos como este, ya que se basa en asignar puntuaciones que permiten profundizar en el análisis del problema.

En definitiva, disponer finalmente del Diagrama de Afinidad abre la puerta a un análisis más detallado, pero No nos da por sí mismo la solución del problema… pero sí que ayuda a conocer las causas o los factores que lo originan.

Y sin duda, lo que más te ayudará a realizar una buena matriz de afinidad será el conocer y aplicar más el pensamiento visual. Para ello, te animo a descubrirlo con el curso gratuito ABC Pensamiento Visual.

¡Ok, me apunto!

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